13 Zeitmanagement-Methoden im Überblick + Beispiele: Finde deine passende Strategie
Dein Arbeitsalltag fühlt sich oft an wie eine zu schnelle Achterbahn ohne Bremse? Du verzettelst dich regelmäßig mit deinen Aufgaben und hast deshalb öfter Schweißausbrüche und Magengrummeln als dir lieb ist?
Keine Sorge: Damit bist du nicht allein! Aus meiner Arbeit als Fokus-Coach weiß ich, dass viele Menschen darunter leiden. Und ich weiß: Dafür gibt es Lösungen.
Lerne jetzt 13 effiziente Zeitmanagement-Methoden kennen, die dir helfen, deine Zeit effektiv und bewusst einzuteilen. Das Ergebnis: mehr Fokus auf der Arbeit und einen entspannteren Feierabend.
Das erwartet dich in diesem Blogartikel:
Zeitmanagement:
Was ist das und warum ist es wichtig?
„Ein strukturierter Umgang mit der zur Verfügung stehenden Zeit“. – Das ist die Definition laut Duden von Zeitmanagement. Und ein praxisnahes Beispiel gibt es auch direkt dazu: „Ein effektives Zeitmanagement bei Projekten erspart dir viel Ärger.“ Recht hat der Duden, oder?
Diesen Ärger sparst du dir, wenn du lernst, mit deiner Zeit bewusst umzugehen. Das heißt: Prioritäten setzen, klare Ziele definieren und effiziente Methoden nutzen, um Aufgaben zu erledigen.
Warum ist Zeitmanagement wichtig?
Gehst du bewusst mit deiner Zeit um, bringt dir das diese 4 Vorteile:
Du schaffst Raum für die wichtigen Dinge und erreichst Ziele leichter – egal ob beruflich oder privat.
Du reduzierst Stress, da du nicht mehr im Chaos deiner Aufgaben versinkst, sondern mit einem klaren Plan arbeitest.
Du hast mehr Fokus für das, was zählt, und schaffst gleichzeitig mehr.
Mit anderen Worten: Zeitmanagement ist der Schlüssel, um nicht nur mehr zu tun, sondern vor allem das Richtige.
13 praxisnahe Zeitmanagement-Methoden
Lass uns 13 praxisnahe Zeitmanagement-Methoden, die ich immer wieder in der Arbeit mit meinen Klient:innen nutze, ansehen. Denn ich weiß: Sie wirken!
Was mir wichtig ist: Such dir erstmal 2 bis 3 Methode raus, die dich ansprechen und teste dann, ob sie auch in der Praxis zu dir passen. Denn nur so bleibst du nachher auch am Ball!
1. Zeitmanagement-Methode: Timeboxing
Timeboxing gibt deinem Arbeitstag eine klare Struktur. Denn bei dieser Methode planst du deinen Tag oder sogar deine ganze Woche vorab und legst feste Zeitblöcke für spezifische Aufgaben fest.
Egal, ob es sich um das nächste Teammeeting, deine Mittagspause oder die Beantwortung lästiger E-Mails handelt – jeder Job bekommt seinen eigenen, fixen Zeitslot in deinem Tagesplan.
>> 💡 Ein Beispiel:
Du setzt dir eine klare Zeitbox von 30 Minuten am Morgen, um deine E-Mails durchzugehen. Während dieser Zeit fokussierst du dich nur darauf. Sobald die Zeit abgelaufen ist, beendest du die E-Mail-Arbeit (egal, ob du alle Mails beantwortet hast oder nicht) und machst mit der nächsten Aufgabe weiter.
So „zwingst“ du dich, fokussiert zu arbeiten, da du weißt, dass die Uhr tickt. Achte beim Einteilen deiner Aufgaben auch auf die Priorität: Was brennt am meisten? Dabei helfen dir die Eisenhower- oder Eat-the-frog-Methode, die du gleich kennenlernst.
2. Zeitmanagement-Methode: Getting things done
Getting things done (GTD) bringt dir einen klaren Überblick über all deine To-Dos und Verpflichtungen. Denn bei dieser Zeitmanagement-Methode sammelst du erstmal alle Aufgaben, ordnest sie nach Prioritäten und arbeitest sie dann Schritt für Schritt ab.
Das Ergebnis: Du konzentrierst dich voll auf die aktuelle Aufgabe, ohne von anderen Gedanken abgelenkt zu werden.
Dein Arbeitsalltag ist so nicht nur strukturierter, sondern auch effizienter.
Auch diese Zeitmanagement-Methode kannst du super mit anderen, wie z.B. der Eisenhower-Methode, kombinieren.
3. Zeitmanagement-Methode: Pomodoro-Technik
Die Pomodoro-Technik ist wie der Espresso für deine Produktivität – kurz, intensiv und lässt dich nicht im Mittagstief versinken!
Das Prinzip: Du arbeitest in Intervallen.
Und zwar in dieser Reihenfolge:
25 Minuten fokussiert arbeiten. (Überleg dir vorher, an welcher Aufgabe du arbeitest. Hier hilft dir die ABC-Analyse.)
5 Minuten Pause machen.
Nach 4 Pomodoro-Einheiten gönnst du dir eine längere Pause von 20 - 30 Minuten.
Mein Tipp: Stell dir für die Pomodoro-Intervalle einen Wecker, dann musst du nicht immer auf die Uhr schielen. Oder noch besser: Nutze einen analogen Wecker. So gehst du dem fiesen Zeitdieb “deinem Handy” ganz geschickt aus dem Weg.
Der Rhythmus sorgt dafür, dass du mental nicht so schnell ermüdest und länger produktiv bist. Plus: Er teilt die Arbeit in kleine, überschaubare Häppchen auf. Und das motiviert!
Fun Fact:
Der Name Pomodoro kommt von der Küchenuhr in Tomatenform. Auch diesen Wecker kannst du für diese Technik nutzen.
4. Zeitmanagement-Methode: Eisenhower-Prinzip
Bei dieser Zeitmanagement-Methode teilst du deine Aufgaben in Dringend und Wichtig ein. Diese Übersicht hilft dir, Prioritäten zu setzen und zu erkennen, wo du deinen Fokus setzt.
Diese 4 Kategorien gibt es in der Eisenhower-Methode:
Die Idee: An Dringendes und Wichtiges – also die Aufgaben in Kategorie A – setzt du dich sofort dran. Die anderen Kategorien sind erst danach an der Reihe. Wichtiges, aber Nicht-Dringendes hat also nicht die höchste Priorität und wird eher für später von dir geplant.
>> 💡 Ein Beispiel:
Du erstellst gerade eine wichtige Präsentation für das nächste Meeting, als plötzlich eine dringende und wichtige Anfrage einer Kundin reinkommt. Das Eisenhower-Prinzip sagt: Kümmere dich erst um das Dringende und Wichtige, nämlich die Kundenanfrage. Und mach dann mit deiner eigentlichen Aufgabe, der Präsentation, weiter.
5. Zeitmanagement-Methode: Alpen-Methode
Stell dir vor, du stehst vor einem majestätischen Berg – deine proppenvolle To-Do-Liste. Die Alpen-Methode sagt: Teile diesen Berg in machbare Etappen ein. So behältst du den Überblick und fühlst dich nicht nonstop überfordert.
Im Optimalfall organisierst du deinen Arbeitstag am Vorabend mit dieser Zeitmanagement-Methode. Der große Pluspunkt: Du gehst entspannt und mit gutem Gewissen in den Feierabend, da du deine Aufgaben für den nächsten Tag bereits geplant hast und dann sofort loslegen kannst.
Die 5 Schritte der ALPEN-Methode:
1. Aufgaben sortieren: Schreib dir alle Aufgaben auf, die anstehen.
2. Länge einschätzen: Gib für jede Aufgabe eine Zeitangabe an. Versuch dabei so realistisch und so genau, wie möglich zu sein.
3. Pufferzeit einplanen: Viele Dinge lassen sich nicht vorausplanen. Plane deshalb auch einen Puffer ein.
4. Entscheidungen treffen: Jetzt priorisierst du die Aufgaben aus Schritt 1 und bringst sie in eine Rangfolge (dabei hilft dir z.B. die Eisenhower-Methode).
5. Nachkontrolle: Am Ende deines Arbeitstages schaust du, was du erledigt hast und wie exakt deine Zeiteinteilung war. Nutze diese Erkenntnisse, um deinen nächsten Tag zu planen.
>> 💡 Ein Beispiel:
Am nächsten Arbeitstag sollst du einen umfassenden Bericht für deine Chefin schreiben. Mit der ALPEN-Methode teilst du die Aufgabe in diese Etappen ein:
1. Etappe: Recherche (ca. 2 Stunden)
2. Etappe: grobe Strukturierung des Berichts (ca. 1 Stunde)
3. Etappe: ersten Entwurf schreiben (ca. 3 Stunden)
4. Etappe: Feinschliff und Korrektur (ca. 1 Stunde)
Meine Erfahrung: Diese Zeitmanagement-Methode hilft dir motiviert zu bleiben, da du immer wieder kleine Erfolgserlebnisse – nämlich die Etappenziele – hast. Das gibt dem Prokrastinieren kaum eine Chance! Damit die Methode funktioniert, schau bei deiner Zeitplanung wirklich genau hin und bleib realistisch.
6. Zeitmanagement-Methode: Eat the frog
Du stehst vor einem herausfordernden To-Do, das dir im Magen liegt – der "Frosch". Der Grundgedanke dieser Zeitmanagement-Methode: Erst die Arbeit, dann das Vergnügen. Denn diese fiese, unangenehme, eben „hässliche“ Aufgabe erledigst du beim Arbeitsstart als allererstes. Erst danach kümmerst du dich um Aufgaben, die dir Spaß machen.
Wieso?
Gleich 3 Gründe sprechen dafür:
Morgens bist du noch hochmotiviert und voller Energie.
Den Rest des Tages bist du entspannter, wenn du deine Frosch-Aufgabe bereits abgehakt hast.
Die Aufgaben nach deinem Frosch-To-Do kommen dir viel leichter und angenehmer vor.
Mein Tipp: Diese Zeitmanagement-Methode lässt sich super kombinieren. Zum Beispiel mit der ABC-Analyse, um deine weiteren Aufgaben zu priorisieren. Oder mit der Timeboxing-Methode, um konkrete Zeitfenster festzulegen.
7. Zeitmanagement-Methode: 10-10-10-Regel
Die 10-10-10-Methode ist ein bisschen wie ein Blick in die Kristallkugel, wenn es um Entscheidungen geht.
Es ist also weniger ein direktes Tool, um deine Zeit effektiv einzuteilen. Denn diese Methode setzt einen Schritt vorher an und ist essenziell, um dein langfristiges Ziel zu verfolgen. Sie gibt dir Antwort auf die Frage:
Wofür willst du deine Zeit überhaupt nutzen?
Frag dich deshalb, wie die Konsequenzen deiner Entscheidung aussehen für die weiteren…
10 Minuten: Oft zeigt dir schon dein Bauchgefühl, welche Option stimmig ist oder nicht.
10 Monate: Wo willst du in 10 Monaten stehen und bringt dich eine Option in diese Richtung?
10 Jahre: Was möchtest du in 10 Jahren erreicht haben? Bringt dich ein Ja oder Nein diesem Ziel näher?
>> 💡 Ein Beispiel:
Du überlegst, ein neues Projekt anzunehmen. Frage dich, wie es sich kurz-, mittel- und langfristig auf dein Ziel auswirkt. Mit diesem Blick in die Zukunft triffst du Entscheidungen, die nicht nur für den Moment, sondern auch auf Dauer sinnvoll sind.
Wenn du dich entschieden hast, strukturierst du deine Aufgaben dann z.B. mit der ALPEN- oder der Eisenhower-Methode.
8. Zeitmanagement-Methode: SMART-Ziele
Statt vager Vorstellungen bekommst du durch diese Methode eine große Portion Klarheit, wenn es um deine Ziele geht. Und das ist eine super Basis, um die Schritte und Aufgaben, die dich an dieses Ziel bringen, konkret zu planen.
Ähnlich wie bei der 10-10-10 Regel, geht es hier also um die grundsätzliche Frage, wofür du deine Zeit überhaupt nutzen möchtest.
SMART steht für:
· Spezifisch
· Messbar
· Attraktiv
· Realistisch
· Terminiert
Die Idee: Du formulierst dein Ziel so, dass es diese 5 Kriterien erfüllt.
>>💡 Ein Beispiel:
Du möchtest eine Projektförderung beantragen und dafür in 1 Monat einen Bericht mit ca. 150 Seiten einreichen. Dafür blockierst du jeden Tag für die erste Woche 1 Stunde für die Recherche. Die nächsten 2 Wochen schreibst du dienstags und donnerstags jeweils 3 Stunden am Stück an dem ersten Entwurf und die letzte Woche nutzt du diese Zeit fürs Korrigieren und den Feinschliff.
Durch diese klare Formulierung ist dein Ziel greifbar, leicht überprüfbar und du behältst den Fokus. Und das wirkt sich enorm auf die Aufgaben aus, die dazugehören.
9. Zeitmanagement-Methode: ABC-Analyse
Diese Zeitmanagement-Methode ist simpel und dennoch extrem effektiv. Ähnlich wie bei der Eisenhower-Methode geht es hier um die Priorisierung der Aufgaben. Die Kategorien ABC stehen für das Level der Wichtigkeit.
"A" sind die absolut wichtigen und meistens auch dringenden Aufgaben. Plane für diese To-Dos ca. 60% deiner gesamten Arbeitszeit an.
"B" sind wichtig, aber nicht dringend. Hierfür solltest du ca. 25% deiner Zeit investieren.
"C" sind eher Extras, die viel Zeit fressen – z.B. Mails lesen und beantworten. Nutze für diese Aufgaben ca. 15% deiner Arbeitszeit.
Dank der ABC-Methode fokussierst du dich auf das Wesentliche und lässt weniger wichtige Dinge hintenanstehen. Da sie fix umsetzbar ist, kannst du damit jeden Morgen deine Aufgaben für den Tag grob strukturieren.
10. Zeitmanagement-Methode: Pareto-Prinzip
Du kennst das: Du rackerst dich an den falschen, weniger wichtigen Aufgaben ab, verlierst dich in Details und kommst dafür bei den wirklich wichtigen To-Dos keinen Schritt voran. Das ist frustrierend!
Das Pareto-Prinzip, auch bekannt als 80/20-Regel, sagt: Mit 20% deines Aufwands kannst du 80% deiner Ergebnisse erzielen.
Damit das Pareto-Motto „wenig Einsatz – große Wirkung“ funktioniert, identifiziere die wichtigen 20% deiner Aufgaben und fokussier dich auf sie. So erzielst du die spürbarsten Erfolge.
>> 💡 Ein Beispiel:
Du schreibst Werbetexte für einen Kunden. Die grobe Recherche und der erste Entwurf sind am relevantesten, denn sie sollen für den nächsten Kunden-Call stehen. Das sind 20% des ganzen Arbeitsprozesses, auf den du dich erstmal konzentrierst. Der Rest – Details recherchieren, Feinschliff und Rechtschreibung – kommt danach.
Denn: Diese 20% deiner Arbeit sind für 80% deines gesamten Endproduktes „Werbetexte“ verantwortlich.
Aufgepasst, da es hier oft Missverständnisse gibt: Das Ziel der Pareto-Methode ist nicht, weniger Aufwand zu haben. Das Ziel ist, sich auf einen Teil der Arbeit zu fokussieren. Und zwar den, der am meisten Gewicht hat.
11. Zeitmanagement-Methode: 60-60-30-Rhythmus
Bei der 60-60-30-Methode geht es darum, deine Arbeitszeit konkret einzuteilen. – Ähnlich wie bei der Pomodoro-Technik, nur sind hier die Zeitintervalle länger. Du wechselst also zwischen Fokus- und Pausen-Modus.
Das Ziel: Du bist nicht so schnell müde und arbeitest in den Fokus-Phasen konzentrierter und fokussierter.
So sieht der 60-60-30-Rhythmus konkret aus:
In den ersten 60 Minuten deiner Arbeitszeit arbeitest du 55 Minuten. Die restlichen 5 Minuten machst du Pause. Plan gerne vorher – z.B. mit der ABC-Analyse – , welche Aufgaben anstehen.
Die nächsten 60 Minuten arbeitest du komplett durch. Damit das klappt: Sorg dafür, dass du nicht durch Anrufe, Mails oder andere Zeitdiebe gestört wirst.
Danach machst du 30 Minuten Pause.
Der große Vorteil dieser Methode: Du hast mehr Fokus und bist produktiver. Teste es mal aus!
12. Zeitmanagement-Methode: Kanban-Methode
Die Kanban-Methode ist eine meiner Lieblingsmethoden, denn sie ist anschaulich und flexibel.
So geht`s: Auf einem Whiteboard sortierst du all deine Aufgaben in 4 verschiedene Spalten: "ungeplant", “geplant”, "in Arbeit" und "erledigt". Dafür schreibst du erstmal all deine Aufgaben auf Post Its und klebst sie dann in die passende Spalte.
So siehst du immer auf einen Blick, wie der Status Quo der einzelnen Aufgaben ist. Gleichzeitig motiviert es enorm, wenn du Zettelchen zu „erledigt“ umhängst.
Übrigens: Es gibt auch hilfreiche Tools wie Asana und Trello, um die Kanban-Methode digital umzusetzen.
13. Zeitmanagement-Methode: Zeitflussanalyse
Zeitdiebe erkennen und minimieren – das ist das Ziel dieser Methoden. Sie ist super, um überhaupt erstmal zu erkennen, wo du ganz konkret Zeit verlierst. Ist es der Small Talk mit Kolleg:innen? Das eigene Handy? Oder die zu vielen Kaffeepausen?
So geht es: Schau dir 1 Woche lang minutiös jede Ablenkung von deiner eigentlichen Arbeit an und schreib es dir auf. Sei dabei wirklich genau und ehrlich zu dir selbst. Nur dann bringt es dir was!
Am Ende siehst du dann konkret:
Was sind meine persönlichen Zeitdiebe?
Wie viele Stunden arbeite ich pro Tag tatsächlich?
Wofür nutze ich meine Zeit konkret?
Zugegeben: Die Zeitflussanalyse wirkt erstmal unsexy. Konsequent durchgeführt ist sie aber ein echter Augenöffner und super Ausgangsbasis, um deine Zeit in Zukunft bewusster und effektiver zu nutzen.
Fazit:
Die Wahl deines Zeit-Boosters ist individuell
Du siehst: Es gibt nicht die eine perfekte Zeitmanagement-Methode. Jeder dieser 13 verschiedenen Ansätze hat seine Vor- und Nachteile. Wirksam und effektiv ist sowieso nur die Methode, die zu dir passt und mit der du dich wohl fühlst.
Heißt: Probiere dich aus! Auch eine Mischung aus z.B. der Timeboxing-Methode für effizientes E-Mail-Management, der SMART-Methode für klare Ziele und der ABC-Methode für die Priorisierung deiner Aufgaben, kann für dich der Schlüssel sein, um deine Zeit bewusst und effektiv einzuteilen.
Mein Vorschlag an dich: Teste eine Woche lang konsequent ein bis zwei Methoden, die dich ansprechen. In der Woche drauf probierst du dann zwei, drei weitere aus. Danach ziehst du ein Fazit und entscheidest dich für eine passende Methode oder Kombination. Wenn du Spaß dabei hast, ist auch meistens das Ergebnis besser. 😉
Welche Zeitmanagement-Methode möchtest du als erstes ausprobieren?
Teile es gern in den Kommentaren.
„Zeit ist wirklich das einzige Kapital, das der Mensch hat, und das einzige, was er sich nicht leisten kann zu verlieren.“
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Hi, ich bin Anja Körner.
Fokus- & Struktur-Coach.
Ich unterstütze Fach- & Führungskräfte ihr Zeitmanagement zu verbessern und sich eine strukturierte Arbeitsweise aufzubauen, damit auch das Prokrastinieren im Job endlich wieder der Vergangenheit angehört.