Fokussiert arbeiten: 7 konkrete Tipps, mit denen es machbar ist
Das erwartet dich in diesem Blogartikel:
Was hat deine Handy-Kamera, was du leider nicht hast?
Sicherlich viel. Aber definitiv auch einen Autofokus.
Dieses kleine Gimmick sorgt dafür, dass deine Handy-Kamera ohne großes Zutun automatisch auf ein Motiv fokussiert.
Wie toll wäre das bloß, wenn dir das auch bei deinen nicht endenwollenden Aufgabenbergen gelingen würde?
Einfach den To-Do-Zettel anschauen und - flupps - bist du von Kopf bis Fuß mit dem schärfsten Fokus auf die Erledigung deiner wichtigsten Aufgaben eingestellt. Völlig immun gegen Ablenkungen arbeitest du, wie im Autopilot, Punkt für Punkt deiner To-Do-Liste ab. Und erst wenn die Aufgabe abgehakt ist, lässt du wieder los.
Ein Traum! Oder?!
Aber zurück zur Realität.
Was bedeutet eigentlich fokussiert zu sein?
Du kennst das sicherlich: In deinem Job türmen sich vor dir haushoch die Aufgaben. Und egal, wie du es angehst, du schaffst es nur sehr schwer, dich auf deine Arbeit zu konzentrieren.
Beim konzentrierten und fokussierten Arbeiten geht es im Wesentlichen darum:
das Wichtige vom Unwichtigen zu unterscheiden
sich zielgerichtet und bewusst einer Aufgabe zu widmen.
mit Ehrgeiz und Ausdauer seine Ziele zu verfolgen
lösungsorientiert zu agieren
sich nicht ablenken und entmutigen zu lassen
Oder in anderen Worten ausgedrückt:
„Fokus bedeutet NEIN zu den hundert anderen guten Ideen zu sagen.“
Soweit die Theorie.
In der Praxis sieht die Welt jedoch anders aus. Denn Ablenkungen und Störungen sind der Grund No. 1, warum du den Fokus bei deiner Arbeit so schnell und so häufig verlierst.
Ablenkungsreize lauern nicht nur auf deinem Schreibtisch, sondern auch abseits davon. Sei es z.B. in Form von Anrufen, aufploppenden Chatnachrichten oder Gesprächen von Kolleg:innen, die deine Ohren neugierig mitverfolgen wollen. Sie machen es dir ziemlich schwer, deinen Fokus bei deiner Arbeit zu lassen. Und so hüpft dein Fokus wie ein Flummi von einer Sache zu nächsten, und die Zeit rinnt dir (wieder) ungenutzt durch die Finger …
Zurück zur Theorie:
Was erschwert es dir noch, deinen Arbeitsfokus zu behalten?
Es liegt in der Natur des Menschen, sich häufig auf negative Dinge zu fokussieren und mit der eigenen Energie zu geizen. D.h. nicht die Aussicht auf das zufriedene Gefühl und den Stolz, endlich eine Aufgabe abgeschlossen zu haben, lockt uns. Sondern der Energie- und Zeitaufwand, den wir mit der Erledigung der Aufgabe verbinden, verdirbt uns schnell die Laune und vertreibt unsere Motivation.
Endergebnis:
Man lässt seine Arbeit schneller links liegen und sucht sich etwas, mit geringerem Energieinvest und kleinerem Zeitaufwand.
Warum ist fokussiertes Arbeiten so wichtig?
Fokussierung im Job gilt als der Schlüssel, um langfristig beruflich erfolgreich zu sein.
Denn fokussiertes Arbeiten sorgt für konstantes Erreichen von Fortschritten.
Das Erreichen von Fortschritten registriert dein berufliches Umfeld positiv und lässt dein Selbstvertrauen wachsen.
Dein Selbstvertrauen stärkt dein Auftreten im Job.
Dein selbstsicheres Auftreten bestätigt den kompetenten Eindruck, den dein berufliches Umfeld bereits von dir gewonnen hat.
Dein berufliches Umfeld traut dir mehr zu und öffnet dir Türen für neue berufliche Chancen.
That’s it!
Dabei spielt es keine Rolle, ob es um das fokussierte Arbeiten im Homeoffice oder um das fokussierte Arbeiten im Büro oder vielleicht sogar beim Kunden geht. Es geht darum, sich einen äußeren und inneren Rahmen zu schaffen, der es einem ermöglicht, jederzeit fokussiert arbeiten zu können.
Wie fokussiert man sich richtig?
Ich möchte ehrlich zu dir sein.
Fokussierter durch den Arbeitsalltag zu gehen, ist ein kontinuierlicher Lernprozess. Es gibt dafür kein Masterkonzept. Sondern es ist ein Prozess aus Probieren, Bewerten und Korrigieren. Nur so kannst du den idealen Rahmen für dich finden und hilfreiche Routinen etablieren, die dich beim fokussierten Arbeiten unterstützen.
Hier kommen 7 konkrete Tipps, die dir dabei helfen, deinen persönlichen Fokus-Rahmen zu finden:
Let’s focus …
Tipp #1
Führe eine Not-To-Do-Liste.
Beobachte dich im Arbeitsalltag und halte all die kleinen und großen Ablenkungen und Störquellen, die dich aus deinem Arbeitsfokus reißen, auf einer Liste fest.
Das wird quasi deine zukünftige Not-To-Do-Liste.
Wichtig ist, diese Dinge niederzuschreiben und nicht nur im Kopf aufzuzählen. Denn so gewinnst du automatisch mehr Klarheit und Überblick über alle Störenfriede und Ablenkungsreize. Und du kannst diese Übersicht vor deiner nächsten Fokuszeit als kurze Checkliste nutzen, um alle Störquellen im Vorfeld auszuschalten.
Tipp #2
Deine Aufgabe sollte dich nicht überfordern, aber auch nicht unterfordern.
Das ist aber eine Gratwanderung, denkst du dir?
Nicht unbedingt. Sobald du das Gefühl hast, das dir eine Aufgabe als zu komplex und zu schwerig erscheint, reduziere die Komplexität und “schneide” sie kleiner.
Kurz gesagt: Mach aus groß klein.
Nimm dir lieber kleinere, handhabbare Aufgaben vor als Aufgabenblöcke, die dich schon in der Vorstellung erschlagen.
Dasselbe gilt auch für deine Ziele:
Setze dir lieber kleinere, motivierende Zwischenziele, als immer nur am weit entfernten Horizont das große Ziel zu sehen, dass dir schwer erreichbar erscheint.
Tipp #3
Lege für deine Aufgaben einen Anfangs- und Endzeitpunkt fest.
Alles hat ein Ende, nur die Wurst hat zwei …
Und deine Aufgaben übrigens auch.
Lege für die Bearbeitung deiner Aufgaben immer einen eindeutigen Anfangszeitpunkt und einen klaren Endzeitpunkt fest. Das hilft dir eine bessere zeitliche Struktur für die Umsetzung deiner Aufgaben zu gewinnen. Und dir fallen zeitliche Konflikte bei den geplanten Aufgaben schneller auf.
Durch den gesetzten Endzeitpunkt steuerst du dich leichter, wann du du mit der Aufgabe fertig sein willst bzw. musst und nutzt deine Fokuszeit automatisch effektiver.
Tipp #4
Kreiere dir deinen Fokus-Tunnel.
In deiner Fokuszeit gehören deine Energien & Sinne voll und ganz deiner Aufgabe. Kreiere dir deinen persönlichen Fokus-Tunnel, um dich ungestört deinen Aufgaben widmen zu können.
Schotte dich ab:
räumlich: Schließe die Tür bzw. suche dir einen ungestörten Arbeitsort.
akustisch: Trage Kopfhörer und lausche vielleicht einer Fokus-Playlist, wenn sie dir dabei hilft, dich auf deine Arbeit zu fokussieren.
visuell: In deinem Blick befinden sich nur Dinge, die du für diese eine Aufgabe benötigst.
haptisch: Weniger ist mehr. Reduziere alles Unnötige auf deinem Arbeitsplatz. Du brauchst z.B. nicht 10 Kugelschreiber, sondern nur einen.
Mittlerweile gibt es einige nützliche Apps auf dem Markt, die dich dabei unterstützen können, deinen Fokus zu behalten. Welche das sind, erfährst du in dem Blogartikel Fokussiert Arbeiten: 8 Apps für Apple-Produkte im Check.
Tipp #5
Setze dich nicht unter Druck.
Wenn du dich zu sehr unter Druck setzt, dich ohne Ablenkung deiner Aufgabe zu widmen und die Erwartungshaltung hast, Höchstleistungen zu erbringen, wirst du genau das Gegenteil erreichen.
Denn anstatt dich voll und ganz auf deine Aufgabe zu konzentrieren, wirst du dich in deiner Fokuszeit kritisch dabei beobachten, ob du fokussiert bleibst. Deine Fokuskapazitäten verpuffen so eher im Kontrollmodus, als das du sie in die Erledigung deiner Aufgabe investierst.
Vertraue dir, dass du es schaffst, fokussiert zu arbeiten.
Tipp #6
Denke an deine Pausen.
Fokussierung bei der Arbeit bedeutet nicht 8 Stunden am Stück durchzupowern und ohne Pause hypnotisch über deinen Aufgaben zu hängen.
Sondern fokussiert zu arbeiten bedeutet, sich eine begrenztes und überschaubares Fokus-Zeitfenster zu setzen, um nach Ablauf der Zeit aus dem Fokus-Tunnel wieder aufzutauchen, sich eine Pause zu gönnen und in einen neuen Fokus-Tunnel abzutauchen.
Nimm deine Pausenzeiten genauso ernst wie deine Fokuszeiten. Denn in den Pausenzeiten gibst du deinem Kopf die Chance, mal Luft zu holen und neue Energie zu tanken. Du kennst das ja von deinem Handy: Mit leerem Akku ist jedes Handy unbrauchbar. Oder?! ;)
Meine Empfehlung:
Plane für ein Fokusfenster 30 - 60 Minuten ein und belohne dich anschließend mit einer 5- 10 minütigen Pause. Und das wiederholst du.
Natürlich gehört zu deinem Arbeitstag auch eine längere (Mittags)Pause, um dich ausgiebiger zu stärken.
Dein Erfolgsmodus: Focus. Break. Repeat.
Tipp #7
Setze auf Monotasking anstatt auf Multitasking.
Multitasking im Job ist nicht der schnellste Weg, um deine Aufgaben zu bewältigen, sondern der schnellste Weg, um dich zu verzetteln.
Damit dir das nicht passiert, konzentriere dich in deinen Fokus-Slots nur auf eine einzige Aufgabe.
Man nennt diese Methode Monotasking bzw. Singletasking. Das mag vielleicht nicht so spektakulär oder beeindruckend wie Multitasking klingen. Aber es ist genau der richtige Ansatz, um produktiver und fokussierter zu arbeiten. Und genau darum geht es!
Fazit:
Deine 3 Must-Haves,
um endlich wieder fokussierter zu arbeiten.
Die 7 Tipps haben es dir vielleicht schon verraten. Beim fokussierten Arbeiten geht es nicht um DIE eine Sache, sondern um ein funktionierenden Zusammenspiel aus
dem richtigen Zeitmanagement
einer strukturierten Arbeitweise
und Strategien, um sich vor Prokrastinieren zu schützen.
Es ist keine Raketenwissenschaft, damit du dich besser auf deine Aufgaben fokussieren kannst. Sondern es ist eine erlernbare Fähigkeit, die dir hilft, deine beruflichen Ziele erfolgreich zu verfolgen, selbstbewusster aufzutreten und zufriedener im Job zu sein.
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Du lernst mit 10 hilfreichen Tipps,
wie du einen besseren Überblick über deine Aufgaben gewinnst
wie du weniger von deinen Aufgaben erschlagen wirst.
wie du deine Zeit effizienter nutzt.
wie du dich besser auf deine Aufgaben fokussierst.
wie dich dein Arbeitsplatz dabei unterstützen kann.
Hi, ich bin Anja Körner.
Fokus- & Struktur-Coach.
Ich unterstütze Fach- & Führungskräfte ihr Zeitmanagement zu verbessern und sich eine strukturierte Arbeitsweise aufzubauen, damit auch das Prokrastinieren im Job endlich wieder der Vergangenheit angehört.